EP 177 - Claire VITOUX - Comment s'organiser et ne plus Procrastiner ?

Comment s’organiser et ne plus Procrastiner ? Mon invité Claire VITOUX dans cet épisode va nous expliquer comment être mieux organisé pour ne plus procrastiner. Elle est aussi podcasteure et surtout coach depuis plusieurs années en gestion du temps et en organisation. Tu le sais en tant qu’entrepreneur on est souvent tiraillé par les différentes tâches à faire et les projets que l’on aimerait créer.

Pourtant il faut faire des choix et savoir faire des priorités sur ce qui rapporte à l’entreprise et sur ce qui est réellement notre rôle. Donc laisser la comptabilité au comptable, déléguer certaines tâches à un(e) assistant(e) ou plusieurs.

Comme tu le sais nous avons tous 24h00 dans une journée, d’où l’importance de savoir comment s’organiser et ne plus procrastiner ?

Bonne écoute.

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BREF RESUME DE L EPISODE

Claire VITOUX est Coach en organisation et en productivité. Elle accompagne particulièrement les solopreneurs et les freelance à mieux s’organiser pour leur permettre d’assumer en tant qu’entrepreneur toutes les fonctions (CEO, comptable, commercial, etc.) au sein de leur entreprise. Avec une meilleure organisation, ils peuvent développer leur activité sereinement sans se sentir débordés.

Coach et entrepreneure depuis 5 ans maintenant, Claire a été salariée avant de se lancer à son propre compte. En tant que salariée, elle était consultante sur des sujets de transformation et d’innovation dans les entreprises. Elle accompagnait des équipes à optimiser leur organisation de travail pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise et avoir une meilleure qualité de vie au travail.

Cette expérience acquise durant son travail de salariée, elle l’utilise aujourd’hui dans son activité d’entrepreneur et de coach en organisation. De plus, le fait d’avoir été chef de projet, fonction qui fait appel à la planification, la gestion de mail, de réunions et de bien d’autres choses , lui a permis d’avoir des compétences qu’elle réinjecte dans son activité d’entrepreneur au quotidien.

COMMENT S’ORGANISER ET NE PLUS PROCRASTINER ?

L’organisation selon Claire, est un cadre global qui inclut à la fois la gestion des tâches c’est-à-dire ce que nous faisons au quotidien, les actions à mettre en place, les projets à réaliser, et la gestion du temps, la priorisation.

L’organisation va de pair avec la gestion du temps car on peut difficilement faire l’un sans l’autre. Pour mieux gérer son temps, il faut avoir des priorités, et définir ses priorités c’est être clair avec ses objectifs.

C’est la raison pour laquelle l’organisation est un ensemble de tous ces éléments, qui crée un système ou un cadre qui permet d’être clair avec ses priorités, de savoir ce qui doit être fait quotidiennement et d’enclencher les actions concrètes pour avancer dans ses projets.

Dans ses coachings, les erreurs communes qu’elle a observé chez les entrepreneurs qui la sollicitent, c’est généralement le fait pour ceux-ci de ne pas avoir conscience qu’ils ont à porter différentes casquettes dans leurs activités. Par conséquent, ils passent d’une tâche à l’autre sans les finir, sans avoir des objectifs clairs sur chacune de leurs casquettes.

Du coup, ils se retrouvent à négliger les aspects stratégiques et commerciaux pour se focaliser sur la partie opérationnelle ou ils font l’inverse. Normalement, lorsque tu es tout seul sur ton business, tu dois tout faire.

SAVOIR GERER SON TEMPS

L’autre erreur commune qu’elle retrouve chez tous ses coachés, qu’ils soient entrepreneurs ou non, c’est la procrastination et la gestion du temps. Beaucoup de gens viennent lui demander son aide sur ces deux points. Elle traite de ces sujets qui vont au-delà de l’organisation car pour la procrastination, on a certes besoin de s’organiser pour la surmonter mais ce n’est pas le seul outil qu’on peut utiliser.

C’est la raison pour laquelle elle fait du coaching et pas seulement de la formation, puisqu’il faut prendre en compte dans l’organisation, les dimensions personnelles du coaché, son caractère, sa façon de penser et son expérience.

Les organisations diffèrent d’un individu à un autre car en réalité il n’y a pas de recette magique et universelle pour s’organiser correctement afin d’atteindre ses objectifs. Il faut tenir compte de son environnement, sa vie, sa vision, ses objectifs, etc.

pour trouver son organisation idéale. Une organisation idéale est celle qui nous permet d’être serein, de développer notre business de manière régulière, tout ceci sans avoir le stress permanent ou l’impression d’être sous l’eau.

Deux éléments rentrent aussi en jeu quand on parle d’organisation et de procrastination. Tout d’abord savoir dire non, c’est-à-dire connaître ses limites, les respecter soi-même et les faire respecter.

Ensuite la délégation est un levier pour gagner du temps, pour éviter de jongler avec trop de casquettes toutefois cela demande de la préparation et de l’organisation.

STRUCTURER SON ORGANISATION

Dès le début d’un business, il faut commencer à structurer son organisation en ayant en tête qu’éventuellement plus tard, je pourrais déléguer tout ou partie de mes activités. Concrètement, cela signifie que dès le début du business, il faudra créer des process, des ressources, pour manager facilement les tâches à déléguer.

Il est nécessaire de structurer tous les éléments nécessaires à la réalisation d’une tâche, de telle sorte qu’un individu extérieur à l’entreprise puisse comprendre la manière dont c’est organisé.

Il faut aussi être conscient que le fait de déléguer dans un business, prend plus de temps au début que ça n’en fait gagner même quand on a beaucoup structuré les process. Plus on structure, plus on documente, et plus on gagne du temps sur l’ on-boarding de nouvelles personnes.

Mais il ne faut pas négliger cette dimension on-boarding car il y a toujours du temps à passer avec la nouvelle personne pour lui présenter les process et la guider. En effet, la manière dont on va structurer l’information lorsqu’on est seul dans l’entreprise correspond à notre réflexion et bien que cela nous paraisse logique, ce n’est pas tant lisible par quelqu’un de l’extérieur.